Bagi Anda yang baru atau sudah berpengalaman dalam bidang manajemen proyek, tentunya setuju bahwa mengelola dan menyelesaikan suatu proyek yang sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dan budget yang telah ditentukan bukanlah hal yang mudah.

Setiap proyek pasti memiliki tantangannya masing-masing yang maka dari itu diperlukan tahap dan tata pengelolaan yang berbeda-beda.

Selain itu, mengelola suatu proyek bukan sebuah kemampuan yang bisa Anda kuasai hanya dari mengikuti seminar atau mempelajari konsepnya saja. Kemampuan mengelola proyek yang baik hanya dapat dikuasai dengan menangani proyek secara langsung.

Celakanya, toleransi kesalahan dalam mengelola proyek bisa dibilang sangat kecil. Dengan begitu, eksperimentasi bukanlah metode yang bijak digunakan bagi Anda yang baru saja mempelajari cara mengelola proyek yang baik.

Maka solusi yang paling tepat adalah dengan mematuhi secara ketat prinsip-prinsip manajemen proyek untuk dapat berhasil, dan artikel ini akan membantu Anda dalam mendapatkan pengetahuan tersebut.

Apa itu Manajemen Proyek? 

Manajemen proyek bisa didefinisikan sebagai rangkaian proses atau kerangka yang digunakan sebagai acuan bagi tim Anda dalam mempersiapkan dan menjalankan proyek dari awal sampai akhir. 

Tujuan utama dari penerapan manajemen proyek adalah untuk menetapkan ekspektasi tujuan, waktu, budget, dan kualitas dari sebuah proyek.

Karena proyek sifatnya tidak permanen, maka setiap proyek pasti memiliki siklus hidup (life cycle). Siklus hidup dari manajemen proyek dimulai pada saat proyek diinisiasi dan berakhir ketika proyek berhasil diselesaikan atau digugurkan.

Tujuan Utama dari Penerapan Manajemen Proyek 

Menurut survei yang dijalankan oleh Project Management Institute, hanya 58% organisasi yang sadar betul akan pentingnya menerapkan manajemen proyek dan memahami manfaatnya.

Selain dapat menstimulasi produktivitas, meningkatkan transparansi, dan menyediakan visi yang jelas bagi tim, manajemen proyek juga dapat mendatangkan beberapa keuntungan di bawah ini untuk perusahaan atau bisnis Anda:

• Meningkatkan efektivitas komunikasi antar tim atau divisi
• Mengelola sumber daya dengan lebih efisien
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Meminimalisir risiko kegagalan proyek
• Meningkatkan kualitas atau performa proyek

Fase dan Proses dalam Manajemen Proyek 

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, Setiap proyek memerlukan tahap dan tata pengelolaan yang berbeda-beda. Namun pada umumnya, berikut beberapa fase yang biasanya dilewati saat menjalankan manajemen proyek.

1. Fase Inisiasi

Agar dapat berjalan dengan lancar, fase inisiasi atau persiapan merupakan tahapan yang vital untuk memastikan proyek dapat berjalan sesuai waktu dan dalam budget yang telah ditentukan.

Pada fase ini, Anda perlu menetapkan beberapa komponen yang nantinya akan digunakan sebagai dasar dari proyek yang berjalan:

• Lingkup proyek: limitasi dan batasan dari proyek yang mencakup apa saja akan diselesaikan dari proyek tersebut.
• Project overview: hal ini termasuk waktu, sumber daya, tujuan dan perangkat untuk memantaunya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. 
• Budget: besaran biaya yang dibutuhkan untuk mengerjakan sebuah proyek.

2. Fase Perencanaan 

Fase ini merupakan fase di mana milestone dan tanggal mulai dan selesai proyek ditetapkan. Dengan memperjelas waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek, Anda dapat memastikan bahwa semua anggota tim bergerak selaras menuju tujuan yang sama.

Pada fase perencanaan Anda juga perlu menentukan metodologi manajemen proyek seperti apa yang perlu Anda gunakan. Sebagai pengenalan, ada beberapa metodologi manajemen proyek yang bisa Anda pilih, antara lain: Agile, Waterfall, PRINCE2, PMBOK, Scrum, Lean, dan Kanban.

Fase Perencanaan juga meliputi:

• Pemilihan anggota tim dan tanggung jawabnya
• Menguraikan deliverables
• Mengestimasi sumber daya yang dibutuhkan
• Menentukan kegiatan apa saja yang perlu dilakukan

3. Fase Eksekusi 

Fase ini merupakan fase di mana semua hal yang telah Anda rencanakan mulai dieksekusi. Tahap ini terjadi bersamaan dengan tahap pemantauan dan biasanya melibatkan:

• Pengelolaan workflow
• Merekomendasikan perubahan atau koreksi kegiatan seiring berjalannya proyek

4. Fase Monitoring 

Fase monitoring adalah fase yang krusial dalam manajemen proyek karena dapat membantu Anda dalam membandingkan antara progres dari proyek yang sudah berjalan dengan ekspektasi proyek yang telah ditetapkan di awal.

Pemantauan proyek yang efektif perlu mengikutsertakan:

• “Check-in” proyek yang teratur dan konsisten
• Penggunaan dokumentasi proyek atau framework proyek yang tepat (seperti papan Kanban atau Gantt chart)

Gambar di atas merupakan contoh dari metode manajemen proyek Kanban board. Kanban board adalah salah satu metode dalam manajemen proyek dengan cara membuat visualisasi menggunakan tabel untuk mengelola tugas dan alur kerja secara lebih efektif.

Visualisasi ini memungkinkan tim Anda untuk memantau pekerjaan yang sedang berlangsung beserta progresnya.

Gambar di atas merupakan contoh dari metode manajemen proyek Gantt Chart. Gantt Chart adalah sebuah metode manajemen proyek dengan visualisasi berbentuk grafik batang yang banyak digunakan untuk memantau timeline proyek. Visualisasi Gantt Chart ini memuat informasi mengenai tugas anggota tim, jadwal, dan batas waktu pelaksanaan proyek. 

5. Fase Closing

Langkah terakhir ini biasanya dikenal sebagai "project delivery", yaitu tahap saat Anda menyelesaikan semua aktivitas dan mengirimkan produk akhir kepada klien (tim internal atau stakeholder eksternal).

Demikian pembahasan singkat mengenai apa itu manajemen proyek dan fase-fase yang ada di dalamnya. Jika Anda ingin mulai belajar lebih dalam tentang manajemen proyek, Anda bisa bergabung di E3 Business!

E3 Business adalah platform e-learning yang bertujuan untuk membantu pengusaha, pemilik bisnis, dan tim mereka dengan menyediakan konten bisnis akademis dan praktis yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis mereka. 

Kelas-kelas E3 Business terpercaya karena disajikan langsung oleh profesor, manajer dan CEO terkemuka dari seluruh dunia.